Технологии HR.
Представьте, что вы можете погрузиться в машину времени и посетить офис обычного отдела кадров пятьдесят лет назад. Что бы вы увидели? Первое, что вы бы заметили, - это бумаги! Они повсюду: ими завалены картотеки, они сложены на столах, навалены на полках. Затем вы услышите постоянный звон телефонов. Звонят соискатели, спрашивают, как подать заявление. Сотрудники звонят, чтобы получить ответы на вопросы о пенсионном обеспечении или медицинском страховании. Руководитель высшего звена хочет знать, может ли он уволить кого-то или повысить кому-то зарплату. Все свободные стулья в офисе заполнены соискателями, заполняющими анкеты. Кандидаты в секретари сдают тесты по машинописи. Нервные сотрудники готовятся к дисциплинарному обсуждению. Новые сотрудники с нетерпением ждут, когда их введут в курс дела. В центре всего этого хаоса вы найдете измученную группу менеджеров по персоналу. Недоплачивают. Перегруженных работой. Недооцененные. У них репутация "раздражительных" и "злых". Но на самом деле это вполне благонамеренные люди, которые перегружены повседневными требованиями своей работы. У них так много бумаг, которые нужно подшивать, правил, которым нужно следовать, законов, которым нужно подчиняться, и пожаров, которые нужно тушить, что у них редко остается время подумать о самой важной части своей работы - поиске лучших сотрудников и помощи им в достижении наилучших результатов.
А теперь взгляните на типичный отдел кадров сегодняшнего дня - или, может быть, всего через несколько лет - и вы увидите совсем другую картину. Даже название на двери офиса изменилось. Там больше не написано "Персонал" или даже "Отдел кадров", как это было на протяжении последних пятидесяти лет. Сегодня там, скорее всего, будет написано "Управление талантами" или "Управление человеческим капиталом". Внутри вы найдете гораздо более чистый, тихий и спокойный офис. Здесь почти нет бумаг и картотек, потому что большинство документов и записей по управлению персоналом теперь хранятся в облаке. Телефон не разрывается от звонков, потому что программное обеспечение для обслуживания отдела кадров помогает сотрудникам и менеджерам отвечать на вопросы и проблемы с персоналом со своих компьютеров или смартфонов. Соискатели тоже могут пройти большую часть процесса подачи заявления в режиме онлайн - включая предварительный отбор, тестирование навыков и даже личные видеособеседования. К тому моменту, когда соискатель появляется в офисе лично, менеджер по персоналу уже знает, что он является одним из лучших кандидатов на эту должность. Звучит ли все это как эквивалент научно-фантастического романа? Это не так. На самом деле, все новые технологии, необходимые для того, чтобы перевести типичный отдел кадров в 21 век, либо уже есть, либо появятся через несколько лет. Вопрос заключается в том, готова ли ваша организация потратить время, деньги и усилия на то, чтобы внедрить эти технологии в свой отдел и научиться эффективно их использовать?
HR-технологии в 21 веке.
Ниже приводится краткий обзор новых технологий, которые в настоящее время совершают революцию в профессии HR. При всем многообразии выбора вы можете почувствовать себя ребенком в магазине сладостей. Но не доводите себя до боли в животе! Помните: каждая новая технология имеет свою цену, кривую обучения и неизбежные сбои, которые могут заставить ваших сотрудников и коллег задуматься, не лучше ли было делать все по старинке. Только вам решать, какие технологии могут навсегда улучшить вашу работу, а какие могут принести больше проблем, чем пользы.
Оптимизация подбора персонала в Интернете.
Нигде влияние новых технологий не ощущается так сильно, как в сфере рекрутинга. До появления Интернета наем новых сотрудников был трудоемкой, отнимающей много времени и денег задачей, которая включала в себя написание и оплату газетных объявлений, просмотр тысяч поступающих резюме, собеседование с десятками кандидатов и отсев их до нужного числа - и только потом выяснялось, что менеджеру по персоналу не понравился ни один из выбранных вами кандидатов. А это означало начать все сначала! Благодаря Интернету и особенно социальным сетям, большую часть этого процесса можно автоматизировать или, по крайней мере, упростить. На таких сайтах для поиска работы, как HeadHunter, вы можете разместить вакансию за небольшую плату или вообще бесплатно, и ее увидят сразу миллионы кандидатов. Или вы можете использовать социальные сети, такие как Вконтакте, чтобы найти "пассивного" соискателя. Когда резюме начнут поступать, программное обеспечение для предварительного отбора может сканировать ключевые слова и фразы, которые помогут вам отсеять сотни неквалифицированных кандидатов и сосредоточиться на лучших. Другие виды программного обеспечения могут тестировать кандидатов на предмет их навыков, знаний и даже психологических факторов, таких как лидерские качества и умение работать в команде. Вы можете проводить предварительные собеседования в режиме онлайн с использованием технологии видеоконференций, экономя время и деньги как для соискателя, так и для вашей организации. Конечно, в какой-то момент вам все равно придется встретиться с кандидатами лицом к лицу. Но к тому времени вы будете иметь дело только с самыми лучшими кандидатами.
Лучшие решения с помощью больших данных.
С помощью современных высокоскоростных компьютеров и сложного программного обеспечения мы собираем больше данных о наших сотрудниках и потенциальных работниках, чем когда-либо прежде. Эта информация помогает HR-менеджерам принимать кадровые решения, основываясь на реальных фактах, а не на интуиции или догадках. Сегодня, например, HR-отдел может выявлять команды, которые испытывают трудности с выполнением заданий, и проводить обучение, необходимое для достижения успеха. Большие данные могут сообщить вам, когда текучесть кадров становится неприемлемо высокой в том или ином отделе, а при правильном анализе они также могут подсказать, почему. Пройдет совсем немного времени, и носимые технологии, видеонаблюдение и даже датчики тепла и движения смогут подсказать вам, кто работает, а кто нет. Конечно, сбор больших данных поднимает важные вопросы о конфиденциальности на рабочем месте - вопросы, которые должны быть рассмотрены в новых правилах для сотрудников. Подробнее об этом чуть позже, но сначала давайте посмотрим, что случилось со всеми этими бумагами.
Безбумажный отдел кадров.
Отделы кадров всегда активно использовали бумагу. Правительственные постановления, налоговые формы, заявления о приеме на работу, резюме, платежные ведомости, страховые документы, выписки), контактная информация о сотрудниках и отзывы о работе - типичный отдел кадров не только обрабатывает тонны бумажной работы, но и должен хранить и поддерживать эти бумаги в течение длительного времени. Иногда навсегда. Именно поэтому менеджеры по персоналу одними из первых приняли новые технологии электронной обработки изображений и облачного хранения данных. Переведя документы в цифровой формат и сохранив их в облаке, менеджеры по персоналу теперь могут распечатывать нужные им документы только тогда, когда они им нужны, что избавляет их от трудоемкого процесса рыться в картотеках в поисках пропавшего листа бумаги. Соблюдение правовых норм больше не требует огромного количества бумажной работы. Данные о сотрудниках можно искать по ключевым словам за считанные секунды. Если вам нужна государственная форма, вы можете мгновенно загрузить ее из Интернета. Самое главное, что эта информация может храниться на крошечном компьютерном чипе, а не в рядах картотечных шкафов или на удаленном складе, который ежемесячно выставляет вам счет за хранение. Однако, когда речь идет о безопасности, есть как хорошие, так и плохие новости. Сегодня одному недовольному сотруднику гораздо сложнее пробраться в отдел кадров и ознакомиться со своим (или чужим) личным делом. Но хакеру как никогда легко проникнуть во все ваши личные дела и выложить их в открытый доступ. Вот почему менеджеры по персоналу должны тесно сотрудничать с ИТ-отделом организации, чтобы обеспечить безопасность конфиденциальных кадровых, зарплатных и медицинских документов.
Дистанционная работа и удаленные сотрудники.
Кому не нравится работать дома? Практически каждый из нас время от времени мог бы провести день вне офиса, чтобы сосредоточиться на работе без телефонных звонков, встреч и прерываний. Для некоторых людей работа на дому в течение полного рабочего дня - это воплощение мечты. Опросы показывают, что почти две трети миллениалов хотят работать дома полный рабочий день или время от времени. Благодаря новым технологиям удаленная работа стала проще, чем раньше.
Но хорошо ли это? Выгоды значительны, как для работника, так и для организации. Благодаря удаленной работе легче нанимать и удерживать талантливых сотрудников. Организация экономит деньги на недвижимости и офисных помещениях. Сотрудники, как правило, более увлечены своей работой, что приводит к повышению производительности труда. Кроме того, удаленная работа является социально ответственной, поскольку она снижает уровень загрязнения окружающей среды и уменьшает пробки на дорогах. Но есть и отрицательные стороны удаленной работы. Например: вы, наверное, никогда не думали, что будете скучать по офисной политике, сплетням и разговорам за кружкой чая, пока не столкнулись с пониманием, что этого больше нет. Сотрудники, работающие дома, иногда начинают чувствовать себя забытыми, проигнорированными, не получившими повышения и продвижения по службе. Им также кажется, что они "принадлежат" организации и никогда не отрываются от работы, потому что компьютер всегда зовет их из соседней комнаты. Работа на дому также приводит к проблемам в офисе. Руководители среднего звена даже чаще, чем высшее руководство, сопротивляются идее удаленной работы. Топ-менеджеры видят экономические выгоды, а руководители видят только проблемы. Как убедиться, что люди выполняют свою работу? Как отслеживать рабочее время сотрудников? Как я могу убедиться, что поступаю справедливо, когда решаю, кто может работать дома, а кто нет? Именно отдел кадров должен разобраться с этими сложными вопросами и обеспечить обучение эффективному руководству удаленными сотрудниками. Но одно можно сказать наверняка: в ближайшие годы мы будем видеть больше удаленной работы, а не меньше.
Самообслуживание отдела кадров.
По мере того как все больше и больше традиционных функций отдела кадров будут компьютеризироваться и автоматизироваться, сотрудники и менеджеры смогут самостоятельно заниматься рутинной кадровой работой.
Другими словами, отдел кадров может стать похожим на очередь самообслуживания в супермаркете! Вот лишь несколько операций с персоналом, которые менеджеры и сотрудники могут выполнять самостоятельно:
Преимущества самообслуживания сотрудников (ESS) и самообслуживания руководителей (MSS) очевидны - снижение затрат, повышение производительности и удовлетворенности сотрудников, и это лишь некоторые из них. Как работнику, вам больше не придется звонить в отдел кадров каждый раз, когда у вас возникает вопрос о зарплате, медицинских льготах. Вся эта информация будет легко доступна в режиме онлайн через защищенный портал. Как руководителю, вам больше не придется обращаться в отдел кадров за помощью в решении таких рутинных управленческих задач, как перевод сотрудников на другую работу, предоставление отпуска, повышение в должности и увеличение заслуг, а также решение вопросов, связанных с сотрудниками, которые добровольно покидают свои рабочие места. Информация о компенсациях и льготах больше не будет храниться в отделе кадров и не потребует помощи менеджера по персоналу для просмотра. По словам эксперта по кадровым технологиям Меган Биро, ESS и MSS - это беспроигрышный вариант для всех. "У сотрудников есть все, что им нужно, под рукой. А нагрузка на HR-команды в плане сбора, обновления и мониторинга этой информации значительно снижается".
Оценка результатов работы в режиме реального времени.
В последние годы ежегодная оценка результатов работы стала выходить из моды. По многим причинам традиционный процесс аттестации был неприятен как для сотрудников, так и для руководителей, поэтому его часто откладывали - иногда на неопределенный срок. Однако с появлением новых технологий руководителям и менеджерам по персоналу стало проще отслеживать результаты работы в режиме реального времени, используя метрики, чтобы убедиться, что сотрудники соответствуют согласованным стандартам. Компьютерные технологии помогают регулярно получать обратную связь от сотрудников, чтобы помочь менеджерам работать лучше.
И вместо того, чтобы откладывать все это на одну мучительную встречу в конце года, которую все так боятся, новые программные продукты позволили создать процесс оценки эффективности, который является не только непрерывным, но и более прозрачным, чем когда-либо прежде. Эти программы используют ключевые показатели эффективности для определения областей, в которых сотрудник нуждается в улучшении, и обеспечивают немедленное обучение там, где это необходимо. С интеграцией технологии в уравнение обучение и совершенствование могут стать непрерывным процессом, а не чем-то, что делается только раз в год. Это лучше для сотрудников, лучше для команд, частью которых они являются, а также в геометрической прогрессии ускоряет работу HR-специалистов, управляющих процессом повышения эффективности".
Обучение и тренинги "сделай сам".
Благодаря стремительному развитию виртуальной реальности, дополненной реальности и машинного обучения мы быстро приближаемся к тому моменту, когда обучение и ввод в должность сотрудников будет заключаться в том, что кто-то вручит им гарнитуру и скажет: "Наденьте это и учитесь сами". По мнению Джея Самита, автора бестселлера "Прерви себя!", существует четыре основных способа, с помощью которых дополненная реальность и виртуальная реальность могут навсегда изменить корпоративное обучение. Во-первых, виртуальная реальность предоставляет информацию в режиме реального времени, когда она необходима. "Например, "работник технического обслуживания может посмотреть на конкретную марку или модель высоковольтного оборудования на нефтяной вышке и безопасно пройти процедуру диагностики и ремонта". Во-вторых, это позволит руководителям видеть, на что именно смотрят их сотрудники, и мгновенно давать советы о том, как решить проблему или воспользоваться возможностью. В-третьих, системы искусственного интеллекта могут наблюдать за тем, что делают опытные и квалифицированные сотрудники, и сохранять эту информацию для использования новыми сотрудниками, которые придут позже. Наконец, все эти инструменты обучения (и многое другое) не будут ждать разработки новых аппаратных систем. Большинство из них может быть реализовано в виде недорогих "приложений", работающих на собственном смартфоне сотрудника.
Мобильные и удобные для применения технологии.
Если говорить о приложениях для смартфонов и надевании гарнитуры виртуальной реальности, то новые HR-технологии, которые мы получим, будут не только очень мобильными, но и в значительной степени носимыми. Сегодняшние сотрудники уже привыкли носить идентификационные бейджи на шее. Представьте себе, если бы эти идентификационные бейджи были миниатюрными компьютерами со встроенными видеокамерами, микрофонами, динамиками, Wi-Fi и достаточной вычислительной мощностью, чтобы дать ответ на любой вопрос, с которым сотрудник может столкнуться в течение рабочего дня. Возможности поражают воображение. Но это создает и проблемы. Достаточно вспомнить, какое огромное влияние оказали носимые видеокамеры на работу полиции в последние годы, чтобы понять, что это обоюдоострый меч. С одной стороны, носимые технологии помогут сотрудникам оставаться на связи, улучшить коммуникацию, повысить производительность, безопасность и эффективность. С другой стороны, это будет похоже на то, как если бы ваш начальник дышал вам в затылок весь день!
Социальные сети для вовлечения сотрудников.
Мы уже говорили о роли социальных сетей в наборе новых сотрудников и проверке их биографий. Но социальные сети также играют важную роль в привлечении сотрудников. Социальные медиа станут основным источником помощи организациям в достижении их целей, потому что с их помощью они смогут рассказывать истории своего успеха с помощью фотографий и записей в блогах. Другими словами, умный отдел кадров будущего будет использовать различные платформы социальных медиа для поднятия морального духа сотрудников, воодушевления их историями успеха организации, информирования их о новых возможностях, поощрения командной работы и обмена идеями, а также для преодоления коммуникационного разрыва между различными " замкнутыми пространствами", которые часто существуют в большой организации. Однако у социальных сетей есть и обратная сторона, особенно когда речь идет о личном их использовании вашим сотрудником.
Преимущества новых технологий в HR.
К настоящему времени должно быть ясно, что эти новые технологии принесут много преимуществ в сферу управления персоналом, таких как:
Но все эти "плюсы" имеют и ряд "минусов". И многие из них придется решать с помощью новых политик и существенно переработанного Руководства для сотрудников.
Новые технологии требуют новой политики.
Ваш Справочник сотрудника должен быть пересмотрен и обновлен, чтобы убедиться, что все эти новые технологии используются, а не создают возможности для злоупотребления как сотрудниками, так и менеджерами. У сотрудников есть права, когда речь идет о новых технологиях, но у них есть и обязанности, как и у руководства. Если оставить эти вопросы на волю случая и не прописать их в руководстве для сотрудников или других официальных документах, это может привести к судебным искам, обвинениям в дискриминации, штрафам со стороны регулирующих органов и даже уголовному преследованию. Каждая из этих новых технологий поднимает интересные и, возможно, сложные вопросы политики. Например:
- Кому принадлежит электронная почта сотрудника?
- Какие сайты можно просматривать в рабочее время или с помощью оборудования работодателя?
- Если работодатель предоставил вам смартфон или компьютер для удаленной работы, насколько уместно личное использование?
- Может ли работодатель отслеживать все, что вы делаете или говорите в Интернете?
Как минимум, вам нужно будет разработать правила работы с электронной почтой, смартфонами, мгновенными сообщениями, блогами, социальными сетями, личным использованием компьютеров и удаленной работой. Вы также можете поискать в Интернете реальные политики крупных корпораций с тысячами сотрудников, которые регулярно имеют дело с широким спектром человеческого поведения и проступков. Например, вот несколько ключевых пунктов политики IBM в отношении социальных сетей и блогов:
- Уточните, что вы говорите от своего имени, а не от имени организации. Никогда не раскрывайте служебную информацию.
- Никогда не упоминайте других сотрудников или клиентов по имени без их разрешения.
- Не вступайте в перепалки.
- Всегда говорите от первого лица и будьте честны, называя себя.
- Стандартная политика Общества по управлению человеческими ресурсами включаетследующие "за" и "против":
- Никогда не размещайте внутренние документы или информацию.
- Не используйте время вашего работодателя для социальных сетей, если это не разрешено политикой.
- Не регистрируйтесь в социальных сетях, используя свой рабочий адрес электронной почты.
- Никогда не используйте социальные сети как способ мести начальнику, коллеге или клиенту.
Между тем, вы всегда должны отстаивать права собственности вашей организации, когда речь идет об использовании оборудования, программного обеспечения и систем. Не забудьте напомнить сотруднику о праве (и обязанности) организации контролировать использование им электронной почты, компьютеров и Интернета. Конечно, каждая политика в отношении сотрудников должна заканчиваться мягким, но твердым напоминанием о том, что любое нарушение приведет к дисциплинарным мерам вплоть до увольнения. Другими словами, это серьезное дело. Но не стоит создавать драконовские политики, полностью запрещающие использование популярных технологий, например, "Запрещается пользоваться мобильными телефонами на работе", потому что они будут почитаться скорее за нарушение, чем за соблюдение. Поступая таким образом, вы породите повсеместное неуважение и пренебрежение к вашему "Руководству для сотрудников". Вместо этого следует признать, что определенные технологии стали важной частью нашей жизни и должны использоваться разумно. Считайте, что ваша политика - это способ помочь вашим сотрудникам принимать ответственные, этичные и разумные решения относительно использования технологий. При проведении политики в отношении сотрудников наиболее важные принципы - это последовательность и справедливость. Если вы, например, увольняете сотрудника с почасовой оплатой на почте за использование электронной почты в личных целях, вам лучше быть готовым уволить исполнительного вице-президента за то же самое. Помните об этом, когда будете составлять политику, чтобы она не стала для вас проблемой.
Актуальное сообщение для менеджеров.
С появлением новых технологий у менеджеров по персоналу наконец-то появится время и инструменты, чтобы сосредоточиться на самых важных аспектах своей работы - найме талантливых сотрудников и предоставлении им обучения, льгот, компенсаций, поддержки и мотивации, необходимых для достижения успеха. В результате этих изменений высшее руководство больше#nbsp; будет смотреть на отдел кадров не как на центр расходов, а как на стратегический центр прибыли. В сегодняшней постиндустриальной экономике каждый просвещенный генеральный директор знает, что самый ценный капитальный актив его организации входит в дверь каждое утро и выходит из нее каждый вечер. Именно поэтому отдел кадров наконец-то получит место за столом заседаний совета директоров!
Цикл статей «Основы HR».
#1 Стратегический hr менеджмент
#2 Стратегия привлечения талантов
#5 Управление результативностью